Membuat Monitoring Sheet untuk Memantau Kinerja Tim Saat WFH

Kondisi work from home (WFH) yang mengharuskan karyawan bekerja dari rumah masing-masing membuat para pelaku usaha memiliki keharusan untuk memiliki cara dalam memonitor karyawannya. Waktu kerja yang lebih fleksibel, distraksi karena bekerja di lingkungan rumah, serta komunikasi yang terbatas menjadi pertimbangan untuk melakukan upaya monitoring. Hal ini dilakukan agar kinerja karyawan tetap maksimal dan kegiatan usaha dapat tetap terlaksana dengan baik.

Kegiatan monitoring ini juga dapat membantu pelaku usaha dalam melakukan upaya manajemen proyek dari jauh. Bagi karyawan, memiliki platform untuk monitoring juga membantu mereka menjaga produktivitas dan mengatur waktu dengan lebih baik lagi selama bekerja dari rumah. Salah satu platform yang dapat digunakan untuk memonitor karyawan adalah dengan menggunakan spreadsheet, misalnya dengan Google Sheet yang dapat diakses oleh seluruh anggota tim. Untuk membuat koordinasi dan produktivitas tim tetap terjaga, berikut hal-hal yang dapat diperhatikan dalam membuat spreadsheet untuk monitoring kinerja saat work from home.

Buat Kategori dengan Detail

Agar tidak membingungkan dalam koordinasi dengan jumlah anggota tim yang banyak, pastikan kategori dalam spreadsheet Anda dibuat dengan detail mulai dari kategori sampai sub kategorinya. Contohnya dalam tim Marketing, Anda membagi kembali sub kategorinya menjadi tim media sosial dan tim business development lalu menuliskan tugasnya masing-masing sehingga lebih terfokus. Jangan lupa juga untuk memberikan deskripsi pekerjaan yang harus diselesaikan tersebut. Cantumkan tautan tambahan bila diperlukan dalam pengerjaan seperti brief, data, atau draft yang telah dimiliki sebelumnya.

Contoh spreadsheet

Tulis Pemilik dan Penanggung Jawab Tugas

Detail seperti siapa yang akan mengerjakan tugas dan kepada siapa laporan pengerjaan tugas tersebut dibuat dapat membantu alur koordinasi yang terhambat oleh jarak. Hal ini juga dapat membantu atasan untuk melihat apakah ada seorang karyawan yang sedang memiliki terlalu banyak workload sehingga bisa dibantu oleh rekan kerja lainnya. Di sisi lain, hal ini juga bisa membantu meningkatkan tanggung jawab masing-masing karyawan terhadap kinerjanya.

Pastikan Status Progress Pekerjaan

Hal ini perlu dibuat untuk mengetahui sejauh mana dan butuh waktu berapa lama lagi dalam menyelesaikan pekerjaan. Anda dapat membuat status yang dapat diperbarui oleh karyawan seperti belum dimulai dikerjakan, sedang dalam pengecekan, atau tanda checklist untuk menyatakan pekerjaan telah diselesaikan. Anda juga bisa menambahkan elemen seperti priority task sehingga karyawan dapat mengerti pekerjaan mana yang harus didahulukan sesuai dengan kebutuhan tim.

Buat Linimasa dan Deadline

Mungkin ini adalah salah satu elemen paling penting dalam melakukan monitoring, karena salah satu tujuannya adalah untuk menjaga produktivitas karyawan dan memastikan pekerjaan tetap dilaksanakan sesuai dengan tenggat waktu. Bagi karyawan, bagian ini juga berguna untuk memperkirakan bagaimana mereka dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut, terutama saat sedang mengerjakan beberapa hal dalam waktu yang berdekatan. Jangan lupa perjelas dengan detail seperti kapan pekerjaan dimulai dan harus diserahkan serta detail lanjutan seperti pembuatan draft atau waktu upload.

Contoh Spreadsheet dengan Timeline

Maksimalkan Platform Digital Lain

Selain dengan membuat spreadsheet sendiri, Anda juga bisa memaksimalkan platform lain untuk membantu Anda dalam melakukan monitoring kinerja karyawan. Gunakan platform yang dapat diintegrasikan dengan monitoring sheet yang telah dibuat. Tujuannya adalah untuk membantu koordinasi tim, serta meningkatkan pemahaman akan pekerjaan yang harus dilakukan saat harus berkomunikasi dari jarak jauh. Beberapa platform digital yang dapat membantu Anda dalam manajemen proyek selama bekerja di rumah ini adalah Slack, Trello, Basecamp, Asana, Sheetgo, Synergo, dan Hivedesk. yang sudah mulai memanfaatkan work management system digital adalah toko furnitur rumah, Vivere. Mereka sudah menggunakan aplikasi Synergo untuk memudahkan koordinasi usaha secara efisien.

Contoh Project Management dengan Asana (source: Asana.com)

Platform-platform tersebut juga dapat membantu Anda mengintegrasikan spreadsheet yang telah dibuat untuk menunjang produktivitas. Sebab, terdapat fitur-fitur untuk memperlihatkan aktivitas yang sedang dikerjakan, mengingatkan timeline dan deadline, serta memberi detail tambahan mengacu pada monitoring sheet yang dibuat sebelumnya.

Dengan pembuatan spreadsheet dan memanfaatkan platform digital lainnya, monitoring kinerja karyawan dapat dilakukan dengan mudah. Untuk para manajer atau supervisor, hal ini dapat membantu menjaga produktivitas dan mengatur alur kerja saat sedang dihadapkan dengan beberapa projek di waktu yang bersamaan. Monitoring ini juga penting dilakukan agar kegiatan usaha tetap dapat berjalan dengan lancar meski harus berkoordinasi dari rumah.